Hướng Dẫn Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử VNPT Cho Doanh Nghiệp

Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhờ các quy định thuận lợi, tính tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm vững quy trình xuất và in hóa đơn điện tử theo yêu cầu của Bộ Tài Chính, nhất là Nghị định 123 và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng và chính xác.

Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử VNPT

Bước 1: Đăng Nhập Trang Xuất Hóa Đơn Điện Tử VNPT

Mỗi doanh nghiệp sau khi đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT sẽ được cung cấp một trang xuất hóa đơn riêng. Để truy cập vào trang này, bạn cần biết cấu trúc liên kết như sau: `MST-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn` Trong đó, MST là mã số thuế của doanh nghiệp bạn. Sau khi truy cập vào link, bạn cần nhập Tên tài khoản, Mật khẩu, và Mã xác thực để đăng nhập.

Bước 2: Tạo Danh Sách Khách Hàng Nhận Hóa Đơn

Trước khi xuất hóa đơn, bạn cần lập danh sách khách hàng. Đầu tiên, chọn Danh mục > Khách hàng để nhập thông tin khách hàng mới. Bạn có thể nhập thông tin từng khách hàng hoặc tải lên danh sách khách hàng đã có sẵn. Lưu ý: Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải điền. Để đảm bảo tính chính xác, bạn có thể tham khảo thông tin tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Tạo Danh Sách Sản Phẩm Xuất Hóa Đơn

Sau khi đã lập danh sách khách hàng, bạn cần tạo danh sách sản phẩm để tiết kiệm thời gian trong việc xuất hóa đơn sau này. Vào Danh mục > Quản lý sản phẩm và điền thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể lựa chọn chức năng Upload sản phẩm nếu muốn tải nhiều sản phẩm cùng lúc.

Bước 4: Lập Hóa Đơn Điện Tử Mới

Để tạo hóa đơn điện tử mới, chọn Lập hóa đơn > Danh sách hóa đơn. Tại màn hình hiện ra, bấm Tạo mới và điền đầy đủ thông tin chi tiết về hóa đơn như: thông tin khách hàng, sản phẩm, ngày tháng, ... Sau đó, nhấn Lưu để hoàn tất.

Bước 5: Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Sau khi hóa đơn đã được tạo mới, bạn cần kiểm tra lại thông tin trong hóa đơn trước khi xuất. Nếu thông tin đã chính xác, bạn có thể chọn hóa đơn để xuất bằng cách tick vào ô chọn và bấm vào Phát hành mã hóa đơn đã chọn, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 6: Nhập Mã PIN Ký Số và Hoàn Thành Xuất Hóa Đơn

Khi bấm đồng ý, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập mã PIN để ký số. Sau khi nhập đúng mã, hóa đơn sẽ được xuất thành công.

Cách In Hóa Đơn Điện Tử VNPT

Bước 1: Kết Nối Phần Mềm Với Máy In

Đảm bảo máy tính đã được kết nối với máy in và phần mềm hóa đơn điện tử với định dạng .pdf hoặc .inv đã được cài đặt trên máy.

Bước 2: In Hóa Đơn Điện Tử

Từ giao diện chính, chọn biểu tượng hình con mắt bên cạnh hóa đơn bạn muốn in trong cột Chi tiết. Một hóa đơn chi tiết sẽ hiện ra. Kiểm tra kỹ thông tin và bấm In hóa đơn ở cuối trang.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Xuất và In Hóa Đơn Điện Tử

Để giảm thiểu sai sót khi xuất và in hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý:

Trước Khi Xuất Hóa Đơn

• Đảm bảo thông tin chính xác: Gửi bản nháp cho đối tác để xác nhận thông tin trước khi xuất.
• Tải PDF hóa đơn: Sau khi xuất, tải hóa đơn dưới dạng PDF để gửi cho đối tác đối chiếu.

Sau Khi Xuất Hóa Đơn

• Không sửa được hóa đơn đã xuất: Cần kiểm tra kỹ trước khi xuất.
• Kiểm tra mã số thuế: Hóa đơn phải có mã cơ quan thuế, nếu không cần kiểm tra lại thông tin đã xuất.
• Đảm bảo hóa đơn đã được thanh toán: Trước khi xuất hóa đơn, bạn cần kiểm tra xem hóa đơn đã được thanh toán hay chưa.

Kết Luận

Quy trình xuất và in hóa đơn điện tử VNPT không hề phức tạp. Chỉ cần làm theo 6 bước trên, bạn sẽ có thể thực hiện thành công việc xuất và in hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. VNPT Invoice còn cung cấp nhiều tiện ích khác giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào trong quá trình sử dụng dịch vụ, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi tại:

• Website: https://onesme.vn
• Hotline: 1800 1260
• Email: onesme@vnpt.vn
• Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về việc xuất và in hóa đơn điện tử VNPT. Chúc bạn thành công!