Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản nhất

Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn điện tử cũng không tránh khỏi những sai sót. Khi gặp phải trường hợp này, doanh nghiệp cần biết cách xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trong bài viết này, MISA meInvoice sẽ hướng dẫn bạn về cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh đúng quy định, cụ thể theo Thông tư 78/2021-TT-BTC.

1. Hóa Đơn Điều Chỉnh Là Gì? Khi Nào Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh?

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để sửa chữa các sai sót xuất hiện trong hóa đơn đã lập. Cụ thể, hóa đơn điều chỉnh được lập trong các trường hợp như:

• Sai sót về mã số thuế của bên bán hoặc bên mua.
• Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn.
• Sai sót về thuế suất, tiền thuế.
• Hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

Ngoài ra, hóa đơn điều chỉnh còn được lập khi có thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc sửa chữa sai sót.

2. Các Bước Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Chuẩn Theo Thông Tư 78

Để thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình cụ thể sau:

Bước 1: Xác Định Sai Sót Trên Hóa Đơn

Doanh nghiệp nên kiểm tra và xác định các thông tin sai sót, bao gồm:

• Nội dung sai sót: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ...
• Mức độ sai sót: Sai sót có nghiêm trọng không, ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế hay không.
• Nguyên nhân dẫn đến sai sót: Tìm hiểu nguyên nhân để tránh lặp lại trong tương lai.

Bước 2: Lựa Chọn Phương Thức Điều Chỉnh

Căn cứ vào mức độ sai sót, doanh nghiệp có thể chọn các hình thức điều chỉnh như:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Dành cho các sai sót nhỏ, không ảnh hưởng lớn đến giá trị thanh toán.
• Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng cho các sai sót lớn, ảnh hưởng nhiều đến giá trị thanh toán, không thể điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh.

Bước 3: Gửi Hóa Đơn Điều Chỉnh

Sau khi đã lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới cho người mua. Việc này cần phải lưu ý về thời gian gửi, thường trong vòng 15 ngày.

Bước 4: Kê Khai Hóa Đơn Điều Chỉnh

Doanh nghiệp cần kê khai hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định của cơ quan thuế.

Bước 5: Kiểm Tra Lại Thông Tin

Trước khi hoàn tất, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tất cả thông tin trên hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác, tránh phải thực hiện điều chỉnh nhiều lần.

3. Cách Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh Trên MISA meInvoice

Điều Chỉnh Hóa Đơn Có Mã CQT Đã Gửi Cho Người Mua

• Lập Văn Bản Thỏa Thuận: Nếu hai bên đã thỏa thuận, cần lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
• Gửi Thông Báo Hóa Đơn Sai Sót: Sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo cho cơ quan thuế về sai sót và lý do điều chỉnh.
• Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh: Từ phân hệ điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm MISA meInvoice, chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh, điền thông tin và gửi cơ quan thuế để cấp mã.

Điều Chỉnh Hóa Đơn Không Có Mã CQT Đã Chuyển Nội Dung Đến CQT, Đã Gửi Cho Người Mua

• Lập Văn Bản Thỏa Thuận: Nếu có thỏa thuận giữa hai bên, lập văn bản thỏa thuận trước.
• Gửi Thông Báo Hóa Đơn Sai Sót: Cũng thực hiện như bước 2 ở trên.
• Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh: Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh tương tự như trên, đảm bảo gửi cho người mua và cơ quan thuế.

4. Giải Đáp Một Số Thắc Mắc Về Hóa Đơn Điều Chỉnh

Số Lần Điều Chỉnh Hóa Đơn Tối Đa Là Bao Nhiêu?

Hiện tại, chưa có quy định cụ thể về số lần điều chỉnh hóa đơn. Doanh nghiệp có thể tiếp tục điều chỉnh cho đến khi hóa đơn đúng.

Có Được Hủy Hóa Đơn Đã Thực Hiện Điều Chỉnh Không?

Căn cứ theo quy định, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh cho đến khi hóa đơn chính xác.

Cơ Quan Thuế Phát Hiện Hóa Đơn Có Sai Sót Có Bị Xử Phạt Không?

Nếu sau thời hạn quy định mà doanh nghiệp không thông báo với cơ quan thuế, có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Kết Luận

Việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh là một quy trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan, đặc biệt là các bước cần thực hiện để xuất hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021-TT-BTC. Nếu cần hỗ trợ thêm về hóa đơn điện tử hoặc muốn dùng thử phần mềm MISA meInvoice, bạn có thể liên hệ để được tư vấn miễn phí. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh và giúp bạn thực hiện một cách hiệu quả nhất.