Tìm hiểu về mẫu hóa đơn điện tử và quy định hiện hành

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc áp dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng phổ biến tại Việt Nam. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao tính minh bạch và thuận tiện trong việc quản lý tài chính. Để sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững thông tin liên quan đến mẫu hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

1. Giới Thiệu Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được phát hành và sử dụng trên nền tảng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào đối tượng và hoạt động của doanh nghiệp.

1.1 Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển.
• Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng lưu trữ và tra cứu hóa đơn.
• Nâng cao độ tin cậy: Giảm rủi ro giả mạo hóa đơn.
• Thân thiện với môi trường: Giảm lượng giấy thải bỏ.

2. Các Loại Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có các loại hóa đơn điện tử như sau:

2.1 Hóa Đơn Bán Hàng

Được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp trong các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước.
• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.

2.2 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng (GTGT)

Dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các hoạt động áp dụng đều tương tự như hóa đơn bán hàng.

2.3 Hóa Đơn Bán Tài Sản Công

Sử dụng khi bán các tài sản công như:

• Tài sản kết cấu hạ tầng.
• Tài sản nhà nước.

2.4 Hóa Đơn Bán Hàng Dự Trữ Quốc Gia

Được sử dụng cho các đơn vị, cơ quan trong hệ thống dự trữ quốc gia.

2.5 Tem, Vé, Thẻ

Hình thức và nội dung được quy định cụ thể trong Nghị định 123.

2.6 Các Chứng Từ Khác

Gồm phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí dịch vụ ngân hàng.

2.7 Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ

Được quản lý và sử dụng như hóa đơn truyền thống.

3. Tổng Hợp 7 Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Cập Nhật Theo Thông Tư 78/2021/TT-BTC

Theo Phụ lục II của Thông tư 78, có 7 mẫu hóa đơn chính bao gồm:

• Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Mẫu hóa đơn bán tài sản công.
• Mẫu hóa đơn điện tử GTGT (dùng cho tổ chức đặc thù).
• Mẫu hóa đơn điện tử GTGT thu bằng ngoại tệ.
• Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• Mẫu hóa đơn GTGT do Cục Thuế phát hành.
• Mẫu hóa đơn bán hàng do Cục Thuế phát hành.

4. Nội Dung Bắt Buộc Trên Mẫu Hóa Đơn Điện Tử

Theo Quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên hóa đơn: Ký hiệu và mẫu số hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị, số lượng, đơn giá.
• Chữ ký số của người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã số thuế của cơ quan thuế (nếu cần).

5. Định Dạng Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử phải được định dạng theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và sử dụng ngôn ngữ XML. Điều này cho phép truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn một cách hiệu quả nhất.

6. Hướng Dẫn Sử Dụng Các Mẫu Hóa Đơn Điện Tử

6.1 Chuẩn Bị Ghi Chép Thông Tin Chính Xác

Đảm bảo tất cả các thông tin của người bán, người mua và phần mô tả hàng hóa/dịch vụ phải chính xác.

6.2 Sử Dụng Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice để tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn và lưu trữ.

6.3 Lưu Trữ Hóa Đơn Đúng Quy Định

Theo quy định, hóa đơn điện tử cũng cần được lưu trữ an toàn trong thời gian quy định. Doanh nghiệp cần chú ý đến việc sao lưu dữ liệu định kỳ.

7. Kết Luận

Việc sử dụng mẫu hóa đơn điện tử theo quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong kinh doanh. Nếu còn băn khoăn về việc áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ với CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN để được hỗ trợ tư vấn và cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử.

Thông Tin Liên Hệ

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Website:
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice

Hy vọng bài blog này sẽ giúp doanh nghiệp bạn hiểu rõ về mẫu hóa đơn điện tử và áp dụng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết nhất!