Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, một trong những nghĩa vụ quan trọng mà người sử dụng lao động cần thực hiện là chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Đây không chỉ là một quy định pháp luật mà còn là quyền lợi thiết yếu của người lao động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu rõ hơn về khái niệm, quy trình thực hiện và những điều cần biết khi chốt sổ bảo hiểm xã hội.
1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là quá trình xác nhận và hoàn tất việc đóng BHXH của người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang tham gia. Việc này thường xảy ra khi người lao động nghỉ việc hoặc đủ điều kiện nghỉ hưu.
1.1 Trách nhiệm của người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ cho người lao động trong thời gian quy định. Theo Điều 48 của Bộ Luật Lao động 2019, nhà tuyển dụng cần thực hiện việc xác nhận thời gian đóng BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
1.2 Điều kiện để chốt sổ BHXH
Để thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Đã nghỉ việc tại đơn vị hoặc đủ điều kiện nghỉ hưu.
- Người sử dụng lao động đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động đến tháng cuối cùng mà họ làm việc.
2. Quy trình và thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động năm 2024
Quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội gồm hai bước chính, theo hướng dẫn của Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam:
2.1 Bước 1: Báo giảm lao động
Người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH bằng cách nộp bộ hồ sơ tới cơ quan BHXH. Hồ sơ này bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1-TS.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu D02-TS.
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.
2.2 Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Sau khi hoàn tất bước báo giảm, người sử dụng lao động sẽ tiến hành chốt sổ BHXH với các tài liệu cần thiết:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620.
- Sổ BHXH (mẫu cũ hoặc tờ bìa sổ BHXH mới).
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH theo mẫu DS-XNBS.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1-TS.
- Danh sách lao động tham gia BHXH theo mẫu D02-TS.
Hồ sơ sẽ được gửi tới cơ quan BHXH quản lý để được xác nhận.
3. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 của Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
4. Cách tra cứu quá trình tham gia BHXH
Nếu người lao động đã thực hiện chốt sổ nhưng chưa nhận được tờ rời chốt sổ BHXH từ công ty, họ có thể kiểm tra tình trạng này qua ứng dụng VssID. Các bước thực hiện như sau:
- Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu.
- Chọn mục "Quá trình tham gia" và sau đó chọn "C14-TS" để xem.
Nếu quá trình tham gia đã được cập nhật đến tháng cuối cùng, điều này có nghĩa là sổ BHXH đã được chốt.
5. Infographic tổng quan về quy trình chốt sổ BHXH
Dưới đây là infographic tóm tắt quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Infographic sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về các bước cần thực hiện.
Kết luận
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là một trách nhiệm quan trọng của người sử dụng lao động, đồng thời là quyền lợi thiết yếu của người lao động. Việc hiểu rõ quy trình và các quy định liên quan sẽ giúp cả hai bên thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ của mình. Nếu bạn còn có thắc mắc nào về chốt sổ BHXH hoặc cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài BHXH Việt Nam 1900 9068 để được tư vấn chi tiết.
Bài viết trên hy vọng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, giúp bạn thực hiện đúng theo quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của bản thân.
